こんにちはー！
株式会社ON-ISMです。オンイズムと読みます。
事務代行、秘書代行・業務サポート、バックオフィス代行の会社になります。
さて！今回のテーマは
この２種類を理解すればOK！なぜこんなにも忙しい？？
自分のスケジュールを確認してビジネスの時間の使い方を自己分析する方法
事務作業などをアウトソーシングすることを検討するということは
もちろん「忙しい」のは前提かと思いますが
実は、忙しさにも性質があります。
今回は経営者さんが肌感覚で自覚しているものを言語化していきます。
なんだかよくわからないけど忙しい…
何してたかよくわからないけど１日が終わってた…
こんな現象ありませんか？（自分もよくあります。笑）
この分析になります。
本題です！
「時間の使い方は2種類しかない！」という話をします。
ズバリ！時間は
- タスク（自分で計画し、自分で実行するもの）
- アポイント（自分以外の他者が関わってくるもの）
この２種類だけなのです！
例えば「ご飯を食べる」
タスク：お腹が減った時に食べればいい。なんなら今日は面倒なので食べない
アポイント：約束をして〇月〇日〇時に集合して友人と食事する。
上記はご飯を食べるだけですが全然意味合いが違いますよね。
仕事的なものをピックアップしますと。。。
| タスク例 | アポイント例 |
|
見積作成、プレゼン資料作成、請求業務、 新企画・新商品アイディア練り、社内打ち合せ、シミュレーション メールや電話で営業アポイント取り |
商談、接客、社外打ち合わせ、 ゴルフ、勉強会・セミナー受講する などなど |
全ての時間はタスクとアポイントに振り分けけることができます。
常日頃からこれはタスクなのか？アポイントなのか？考える習慣あると良いと思います。
キャッチボールで例えると、
タスクはボールを投げる、アポイントはボールをキャッチすることが多く
アポイントから宿題が発生し、タスクはその宿題をこなし、新しい宿題を相手に渡す作業
アポイント➡タスク➡アポイント➡タスク…と仕事が延々と続くはずです。
アポイント特徴：
・だいたい時間が固定。拘束時間があるがその場で完結する。
・他者が関わるので避けられないことが多い。
・宿題が増えることが多い。
・意味のある時間か？付き合いでその時間を使っていないか？考える必要もある。
・未来に向いている。タスク実行の原動力になるワクワクを充電する。
タスク特徴：
・実行する時間は自分で決められる。
・重要だけど優先順位が低いことが多い。目を背けがち。
・溜め込む場合もある。期限が大事。
・スケジュールに書き込まないことが多い、思い付きでやらないように気を付ける。
・過去（アポイント）の清算、宿題の消化・完了させる時間。
・面倒だけどやらないといけない。
・自分がやる必要があるのか？を考える必要がある。
- まとめ
プライベート含め、生活している全ての時間はタスクとアポイントで区分ができます。
「睡眠」ですら、次の日が休みで寝る時間いつでもいいや！ならタスク。
明日は仕事だから！予定があるから！だとアポイントになります。
忙しさの自己分析方法は自分の時間を振り返り、
タスクとアポイントの時間どっちの比重が多いのかを分析して欲しいのです。
自ずと、忙しさの性質がわかってくるはずです。
もしタスク・アポイントのバランスが悪いようなら色々と改善策を練るのもアリかもしれません。
特に弊社がサポートできることは
上記オレンジ色の部分「タスクの作業」が比較的多いかと思います。
実はタスクは他者が介入することによって期限が決まるので
アポイントに変化させることも可能なのです。
アポイント⇔タスクの切り替えが自分でコントロールできると良いですよね。
何をするにも
一人だと「いつかやろう」ですが、
他者が関わると「今やろう」に変化するのです。
決断・実行の後押しは他者がもたらすことが多いです。
一人で決断して一人で実行できる人は稀だと思います。
営業活動に集中したり、経営者しかできない創造的な作業の時間を確保するために、
タスク作業をアウトソーシングすることを検討してはいかがでしょうか？
何か参考になれば嬉しいです！
ぜひ色々聞いてください！お問い合わせ待ってますー！！！