こんにちはー！
株式会社ON-ISMです。オンイズムと読みます。
事務代行、秘書代行・業務サポート、バックオフィス代行の会社になります。
今回のテーマは
目指せ！
「脱・五月雨式！（さみだれしき）」
事務方的にはちょっぴり困るあのやり取り
今回は営業チームや、なんらかの制作・企画プロジェクトチームと
事務方との連携方法的なお話になります。
間接的に「事務代行の使い方」がお伝えできれば良いなと思っております。
五月雨式とは？？ネット辞書より引用
途中で幾度か中断をはさみながらも、長引くこと。だらだらと続くこと。
五月頃に降りがちな雨の、降ったり止んだりする様子になぞらえた表現。ビジネス用語として「五月雨式で申し訳ございません」という表現があるが、１度だけで連絡が終わらず、何度も追加して細かく連絡をすること詫びる意味。
報連相・魔法の呪文シリーズ
「五月雨式で申し訳ございません」
今回の前提ですが、良い使い方はたくさんあります。
途中報告として大事だと自分は思っています。
経過を把握しておくことは大切。
チームとしては今後の予測や、追加指示、リカバリーのために状況の透明化はとても重要。
しかし事務方、バックオフィス側の本音としては…。
「結局どの作業を進めれば良いの？」
「昨日までしていた作業は継続で？」
「それは決定事項？報告のみ？どっち？」
大混乱だったりします。
もちろんディレクションの上手い人が五月雨式情報を上手く整理し作業指示まで落とし込めるチームもあるでしょう。
しかし五月雨も重なり積もると…もはや嵐です。台風です。
情報整理的には…「解読」「推理」の世界です。
迷宮入りもあり得るかもしれません…！
本当は良いことなんですよね。
いろんな新案件が舞い込んでいるわけなので。
ということでビジネスをバリバリ邁進する経営者さんへ
自問自答して欲しいこと
「その五月雨式情報を具体的な作業まで落とし込んでますか？」
「うん！自分の頭では理解してるよ！」という人は要注意です。
周りの人には伝わっていないかもしれません…
頭の中のストーリーを突然、周りにアウトプットして
「え！何それ！聞いてない！」
というパターンもあれば
「え？それは指示？独り言？どっち？」
そのチームが若干不穏な空気になっちゃうかもしれません…
対処法としては
- あなたの頭の「翻訳家」である右腕を探す
- ご自身が五月雨情報を具体的な作業指示まで落とし込む
ビジネスをもっと発展させるには、これに尽きる訳です。
アイディアワクワク型の経営者さんはこのABの努力が必要になります。
事務代行の弊社としては
Aの「あなたの頭の翻訳家」の役割も果たせますが少し時間が必要になります。
経営者さんの心が読める超能力者ではないので…
最初はある程度Bの要素を先方に求める傾向があります。
よくブログでも話しておりますが…
「仕事を振るのも仕事」なんです。
残念ながら
スタッフを雇ったところで突然仕事が楽になることはありません。
事務代行使ってアウトソーシングしても同じです。
大変だけどそれでも、もっと人を使ってビジネス拡大したい！
という想いがある方はまずはぜひ！一度弊社に相談をしていただければと思います。
もしくは「自分の頭だけで考えるのもう疲れた」という方も大歓迎です。
色々とご協力できる部分あるかと思います。