こんにちはー！
株式会社ON-ISMです。オンイズムと読みます。
事務代行、秘書代行・業務サポート、バックオフィス代行の会社になります。
今回のテーマは
緊急案件の対応についての考え方（弊社の方針）
心情的には全て対応したい！
という想いで寄り添うサポートを提供する会社なのですが、対応の方針があります。
その辺りを今回お伝えできればなと思います。
基本的に対応は
「新規の依頼」と
「既存のお取引先の依頼」で大きく変わります。
前置きの話になりますが
新規のお問合せから具体的な作業の開始までの流れを説明します。
ホームページなどから作業依頼のお問合せが来た際に、一度打合せをさせていただきます。
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⓪お問合せ |
このように打合せを進めて決めていきます。
様々な準備、社内スタッフの段取りの兼ね合いもありますので、
最初の打ち合わせから具体的な作業サポートが始まるまでに３週間～６週間かかります。
依頼者の頭を整理整頓するような準備期間になります。
弊社も依頼者の理解を深めるための時間として大事な期間になります。
時間はかかりますが、それでも求人、雇用、教育するよりも早いかと思います。
※サポート開始前の打ち合わせの段階で料金は発生しません。
- 新規のお問合せの緊急対応について。
新規＝まだご契約締結していない方になります。
上記の背景によりお断りをしております。
守秘義務の取り決めもありますし、ご利用料金の確定などしない状態で作業のサポート開始はお断りしております。
大切な情報や資料などをお預かりするうえで、しっかり二社間の外堀を固めたいのが本音です。
ですのでトラブル防止のためにも、
例えば「大急ぎで来週にも成果物が欲しい」というような新規問合せからの緊急対応はしておりません。
難しいニュアンスの話なのですが、このようなお仕事のスタンスの方は弊社のサポートスタイルと相性が合わない可能性があります。
ちょっと悪い言い方をしますと、
弊社のサポートを「雑用係」だと思っての新規依頼はお断りをしております。
その依頼者が忙しい理由、人手が足りない理由はもしかしたら業務内容ではなく、他にあるのかもしれません…
こちらはいつか別テーマでブログを書ければなと思います。
- 既存のお取引先について
既存のお取引先＝すでに契約締結し作業サポートを開始している方になります。
対照的にこちらは既にコミュニケーションもできていますし、なるべく対応したいと思っております。
もちろん契約時間の範囲を超えるボリュームの場合は相談させていただきます。
単発の期間限定の作業なども対応しております。
現在のお取引先の傾向ですが、比較的カレンダー通りに稼働されている法人が多く、土日祝日の連絡は静かな印象です。
メール、チャット文化が多く、深夜に来たメッセージは翌日対応しております。
そこは人間が対応しておりますので、完全24時間対応という訳にはいかず…ご理解いただきたいところですね😅
土日対応もしていくのか？など
どのようなサポート形態かは初期の打ち合わせで決めていきますし、もしその後、依頼スタイルを変えたい場合も臨機応変に対応しております。
サポート開始してからは結構アナログなコミュニケーションになります。
風通しの良し悪しが、業務改善の分かれ道になります。
「寄り添い」「伴走」が理念の会社になります。
時間をかけて信頼関係が深まれば尚良いなと思っております。
有効活用して欲しい！という想いでサポートさせていただきます。
何か参考になれば幸いですー！
まずはお気軽にお問合せください。